Política de Calidad

El compromiso de CESDE es brindar experiencias positivas y memorables a nuestros estudiantes y satisfacer las expectativas de las empresas, según los lineamientos establecidos en el Proyecto Educativo Institucional, con la participación de un talento humano comprometido e innovador, cumpliendo los requisitos y buscando mejorar continuamente la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad.

Los Componentes Básicos de dicha política de calidad se pueden sintetizar en:


 
 
Satisfacción del cliente
 
Mejora continua
 
Formación pertinente
 
Cumplimiento de los requisitos
 
Talento humano comprometido e innovador
 
 

Alcance

El Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad implementado por CESDE es: diseño y desarrollo de planes de estudio en las áreas de Administración, Procesos Tecnológicos e Industriales, Comunicación Visual, Turismo y Salud. Prestación de servicios de formación para el trabajo en las áreas de Administración, Informática, Comunicación Visual, Turismo y Salud.


Políticas de Seguridad Informática


Política de privacidad del correo electrónico

Hemos creado esta política de privacidad del correo electrónico para mostrar nuestro firme compromiso con su privacidad y la protección de su información.


¿Por qué recibió un mensaje de correo electrónico de nuestra parte?

Si recibió un mensaje de correo electrónico de nuestra parte: (a) su dirección de correo electrónico aparece en nuestra lista debido a que ha compartido su dirección intencionalmente para recibir información en el futuro (ha optado por ello) o (b) se ha registrado o ha realizado una compra o, de lo contrario, tiene una relación existente con nosotros. Como respetamos su tiempo y atención, controlamos la frecuencia de nuestra correspondencia.


¿Cómo protegemos su privacidad?

Utilizamos medidas de seguridad para proteger contra la pérdida, el mal uso y la alteración de información utilizada por nuestro sistema.


Uso de la información recolectada

La información será para uso exclusivo dela Institución, y tendrá como finalidad establecer un canal de comunicación que sirva para brindar información relacionada con actividades académicas, ofertas y eventos relacionados con CESDE.


Compartir y usar

Nunca compartiremos, venderemos o alquilaremos información personal individual con ninguna otra persona sin su permiso previo o a menos que así lo determine un tribunal. La información que nos es enviada sólo se encuentra a disposición de los empleados que la administran a los fines de comunicarse con usted o de enviarle mensajes de correo electrónico sobre la base de su solicitud de información y de los proveedores de servicios contratados a los fines de suministrar servicios relacionados con las comunicaciones dirigidas a usted.


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“Con el registro de los siguientes datos, nos autorizas para enviarte información de tu interés relacionada con nuestros productos y servicios.”


  1. PROPÓSITO PARA LA GENERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA CESDE S.A.S

Cesde S.A.S, en su calidad de entidad de naturaleza privada, genera, desarrolla e implementa, una Política de Seguridad de la Información, la cual contiene medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El Sistema de Seguridad de la Información, es gestionado, de acuerdo con lo establecido en la presente política, a través del Equipo de Apoyo descrito en la presente Política, todos ellos, responsables de su implementación, cumplimiento y seguimiento.

Dentro de la Institución, se encuentran definidos los entes de gestión del Sistema de Seguridad de la Información, sin embargo, cada colaborador, dentro del rol que desempeña, también tiene funciones encaminadas a respetar, proteger y hacer uso adecuado de los datos personales que maneja debido a su labor.

A través del Sistema de Seguridad de la Información, se asegura la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información dentro de Cesde S.A.S.


    2. MARCO LEGAL APLICABLE

  • - Ley 1581 de 2012

  • - Decreto 1377 de 2013

  • - NTC – ISO – 27001:2013

  • - Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información Min TIC


    3. DEFINICIONES

Integridad: Característica de la información relativo a la garantía que esta no ha sido alterada por personas o elementos no autorizados, en tanto que los cambios y tratamientos que de ella se haga sea bajo los roles, privilegios y procedimientos establecidos.

Confidencialidad: Característica de la información relativa a la garantía de que el acceso a esta se dé exclusivamente a las personas y con el objetivo establecido para ello.

Disponibilidad: Característica de la información relativa a garantizar que la información este accesible y disponible en el momento que se requiera.

Comunidad Educativa Cesde: Entendida como los grupos de interés de Cesde que intervienen en el giro ordinario de las actividades que realiza la institución, tales como, pero sin limitarse a ellos: estudiantes, egresados, docentes, colaboradores, directivos, proveedores, terceros

Activo de información: Es un elemento que contiene datos o información con valor tangible o intangible de la institución, y por tanto deben salvaguardarse.

Evento de Seguridad de la Información: Es un cambio en las condiciones de un sistema o servicio que puede generar una modificación en materia de seguridad sin materializar necesariamente un incidente.

Riesgo de Seguridad de la Información: Es la posibilidad de que una amenaza pueda explotar una vulnerabilidad de un sistema y materializarse en daño o perdida de la información y con ello generar un incidente de SI.

Incidente de Seguridad de la Información: Es la materialización de una vulneración a los ejes de seguridad de la información y a la política de seguridad de la institución.

Vulnerabilidad: Es un estado, falla o deficiencia que son factor de riesgo en materia de seguridad de la información.

Seguridad de la información: Es la suma de procedimientos, tecnología, conocimiento y buenas prácticas que permiten garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Administrador de los sistemas de seguridad: Profesional encargado de la administración de los dispositivos de seguridad de la Institución.

Agente del primer punto de contacto: Profesional de la mesa de soluciones encargado de recibir, registrar y escalar los posibles incidentes de seguridad de la información, así como eventos de seguridad, reportados por los usuarios.

Información: Conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento que sus obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Oficial de la seguridad de la información: Profesional responsable de alinear las iniciativas de seguridad con los objetivos misionales, garantizando que los bienes y las tecnologías de la información estén adecuadamente protegidos.

Abreviaturas:

SI: Seguridad de la información

SIC: Superintendencia de Industria y Comercio. CPDP: Comité de Protección de Datos Personales PSI: Política de Seguridad de la Información


    4. INFORMACIÓN DE CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN CESDE S.A.S

Cesde es una institución de formación para el trabajo y el desarrollo humano con licencia de funcionamiento otorgada por la Secretaría de Educación de Medellín, mediante Resolución No 05867, del 13 de julio de 2009.

CESDE, trabaja desde hace más de 49 años por la educación de los colombianos en diferentes áreas del conocimiento, especialmente en la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH) para que las empresas cuenten con el talento humano que requieren para su desarrollo y competitividad.

CESDE cuenta con más de 9.000 estudiantes, más de 60 mil egresados y 30 programas de formación en las ciudades de Medellín y Bogotá y los municipios de Bello, Apartadó y la Pintada, así como un amplio portafolio de Educación Continua en modalidad presencial y virtual.

Cesde, es una Institución de Educación que genera progreso social, productividad empresarial y movilidad social a través de la apropiación de saber aplicado. Es una Institución, con una convicción profundamente arraigada en la construcción de futuro como eje que impacta el desarrollo, progreso y evolución de las comunidades que bajo un ambiente educativo armonioso asegura el desarrollo de seres humanos íntegros y fortalecidos con competencias laborales pertinentes desde el Ser, el Convivir, el Saber y el Hacer.

 

De acuerdo con el giro ordinario de las actividades que realiza Cesde, el tratamiento seguro de la información se constituye en una premisa necesaria para garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información que es utilizada por los miembros de la comunidad educativa.



5. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA


5.1  Alcance:

La Política de Seguridad de la Información de Cesde, aplica a todos los procesos de la institución, en los cuales intervenga cualquier miembro de la Comunidad Educativa Cesde.


5.2  Política General de la Gestión de Seguridad de la Información:

Cesde S.A.S entiende la importancia realizar una adecuada gestión de la información, enfocada en el ejercicio de prácticas seguras y responsables dentro de la Institución. 

Para el logro de dicho propósito, se compromete a: 

  • - Preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información de los diferentes procesos realizados en la institución, dando prioridad a la gestión de los riesgos, implementación de controles y políticas de seguridad de la información. 

  • - Realización actividades, con la participación de las Áreas encargadas, que promueva el aseguramiento de las competencias, suministro de los recursos necesarios, cumplimiento de los requisitos legales aplicables en relación con el manejo de la información y otras disposiciones que apliquen para la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.


5.3  Objetivos Generales de la Seguridad de la Información:

La presente Política de Seguridad de la Información, tiene como objetivo, definir los procedimientos y normas relativas a la seguridad de la información en Cesde S.A.S, a través de medidas que garanticen un manejo adecuado y seguro de la información, donde se garantice su disponibilidad, confidencialidad e integridad, en todos los sistemas de información, dispositivos finales de colaboradores administrativos, servidores, entre otros, con base en los requerimientos normativos, los marcos de referencia y las necesidades propias de la institución.


5.4  Objetivos Específicos de la Seguridad de la Información: 

  • - Proteger los activos de información mediante la implementación de políticas, procedimientos y controles de seguridad necesarios y suficientes de acuerdo con el análisis de riesgo.

          - Gestionar los riesgos de seguridad de la información, de manera que estén dentro de los niveles de aceptación establecidos por Cesde.

  • - Construir y mantener una cultura de seguridad de la información, reflejada en la aceptación y aplicación de las políticas y controles de seguridad por parte de la Comunidad Educativa Cesde.

  • - Prevenir, identificar y gestionar los incidentes que atenten contra la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información, con la cooperación y asistencia activa de las autoridades en materia de seguridad de la información.


5.5  Roles involucrados en la Gestión de Seguridad de la Información

Los colaboradores que desempeñan los siguientes roles, tienen las responsabilidades generales que se relacionan a continuación:

         - Dar cumplimiento a la Política de Seguridad de la Información

         - Participar activamente de las campañas de sensibilización del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, así como de las capacitaciones programadas.

         - Apoyar el desarrollo de las auditorías internas y externas

         - Reportar incidentes de seguridad que atenten contra la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información o evidencien un incumplimiento de las políticas de seguridad de Cesde.


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5.5.1  Usuarios: 

Los Usuarios del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información son todos los miembros de la Comunidad Educativa de Cesde.


5.5.2  Comité de Seguridad de la Información:

El Comité de Seguridad de la Información se encuentra encargado de asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

El Comité de Seguridad de la Información, estará conformado por el Director de Tecnologías de la Información, Jefe de Infraestructura y Área de Auditoría y Calidad.

 

5.5.3  director de TI – CIO

Tiene como responsabilidad, apoyar a la máxima autoridad en Cesde y al Comité de Seguridad de la Información, en la planeación estratégica de la seguridad de la información, a través de la planificación, organización, coordinación, gestión y control de la estrategia de uso y apropiación de tecnologías de la información, así como su implementación.


5.5.4   Oficial de Seguridad de la Información:

Sus responsabilidades son las siguientes:

  • - Planea, desarrolla y ejecuta los procesos de seguridad de la información en Cesde

  • - Suministra los servicios de seguridad de la información requeridos por los usuarios

  • - Difunde la cultura de seguridad de la información dentro de la comunidad educativa de Cesde

  • - Gestiona el desarrollo e implementación de políticas, normas y directrices relacionadas con seguridad de la información

  • - Definir mecanismos de control y seguimiento de las medidas de seguridad establecidas por la Institución.

  • - Supervisar la respuesta a los incidentes de seguridad o vulneraciones a la seguridad informática de la Institución.



5.5.5  responsable de atención de Incidentes de Seguridad

Los responsables de la atención de incidentes de seguridad serán el Jefe de Infraestructura y la Mesa de Soluciones quienes cumplirán el siguiente procedimiento para la atención de incidentes:

  • - Cuando el incidente se encuentre asociado con ataques de programa maligno, phishing, fuga o modificación no autorizada de información, estos serán escalados por los usuarios a través de los diferentes medios de comunicación autorizados para el contacto con la Mesa de Soluciones de Cesde S.A.S.

  • - La Mesa de Soluciones, realiza la catalogación, tipificación del incidente y posterior escalamiento para su atención prioritaria.

  • - Cuando el incidente haya sido identificado por monitoreo o labores propias de las áreas de la Dirección de Tecnología, deben registrarse de igual forma en Mesa de Soluciones, donde se realiza el proceso de comunicación definido para las áreas y comités interesadas.

  • - Cualquier área dentro de la Institución, puede escalar requerimientos relativos a seguridad a la Mesa de Soluciones para analizar mejoras, prevención y protección de la seguridad de la información propia de sus funciones, así como dudas, información o capacitación relativa al tema.



5.5.6  Agente de primer punto de contacto:

Este rol es realizado por las Operadoras de la Mesa de Soluciones de Cesde y son los encargados de recibir las solicitudes de los usuarios sobre posibles incidentes y darle el registro correspondiente, debiendo diferenciar correctamente, cómo manejar un reporte de incidente de seguridad y un incidente de soporte.

Los eventos que pueden ser reportados a los Agentes de primer punto de contacto, son los siguientes:

 

  • -  Accesos no autorizados a los sistemas de información

  • - Uso indebido de los recursos informáticos de la Institución

  • - Divulgación de la información a terceros no autorizados

  • - Publicación de información sin la debida autorización

  • - Realización de copias de software sin autorización

  • - Descargas de software de internet sin autorización

  • - Hurto de información sensible

  • - Hurto de equipos tecnológicos

Y en general, cualquier evento o vulneración, relacionada con la seguridad de la información.


5.5.7  Administrador del Sistema de Seguridad de la Información

Este rol es asumido por el Jefe de Infraestructura de Tecnologías de la Información y sus principales responsabilidades son:


  • - Configurar y mantener los activos informáticos relacionados con la gestión de seguridad de la información

  • - Ser notificado por el Agente de Primer Punto de Contacto sobre el reporte de incidentes de seguridad dentro de la Institución.

  • - Rendir informe al Agente de primer punto de contacto y al Oficial de seguridad de la información, sobre el incidente y su trámite a seguir.

  • - Generar reportes sobre los eventos de seguridad que le sean solicitados

 

5.5.8  Profesionales de Apoyo a la gestión de seguridad de la información:

Son terceros contratados por Cesde, responsables de apoyar en la gestión operativa de la seguridad de la información.


5.6  Gestión de Accesos:

A través de las Direcciones de Tecnologías de la Información y Talento Humano, Cesde da a conocer a sus colaboradores, estudiantes, docentes y otros grupos de interés, los deberes y responsabilidades en materia de Seguridad de la Información.

El Control de Accesos es informado desde el proceso de inducción al cargo, establecido para cada colaborador, así como durante las inducciones establecidas para estudiantes nuevos.

El Control de Acceso establece las directrices para la gestión completa de accesos, tales como y sin limitarse a ellos: creación, modificación, des habilitación y eliminación de perfiles y permisos en los distintos sistemas, de forma tal, que la operación y la seguridad coexistan. El encargado define con los jefes directos, los accesos a los que cada colaborador puede acceder, según su rol y a su vez, es responsabilidad del jefe directo, notificar oportunamente la necesidad de modificación, de ser requerida.

Las solicitudes relacionadas con el Control de Accesos son recibidas y gestionadas, únicamente por parte del jefe Directo o por el responsable en la Dirección de Talento Humano, a través de la herramienta de Gestión de Requerimientos de la Mesa de Soluciones.


5.7  Seguridad física de la información:

Cesde cuenta con controles de acceso físico para acceder a zonas de forma segmentada según perfilamiento de los grupos de interés y de usuarios, a través del manejo de llaves a espacios físicos comunes o restringidos según sea el caso, control de acceso biométrico a la institución y algunas zonas administrativas.

Cesde asegura los espacios físicos a través de un sistema de circuito cerrado de televisión, sistema contra incendios, sistemas de respaldo eléctrico y asegura la infraestructura tecnológica procedimientos de seguridad física y lógica.


5.8  Seguridad informática:

Cesde cuenta con sistemas de seguridad tecnológica que permiten generar una protección a nivel endpoint, perimetral y por usuario; así como también, cuenta con mecanismos de comunicación seguros en los sistemas.


5.9  Copias de seguridad y respaldo de la información:

Cesde cuenta con un procedimiento de respaldo de información institucional interno y externo en el cual se define periodicidad, almacenamiento y retención de las copias hechas a dicha infraestructura. Adicionalmente, cuenta con procedimiento de conservación de las bases de datos críticas.


5.10   Seguridad de las comunicaciones:

Cesde cuenta con segmentación de las redes lógicas según los grupos de interés, además de políticas de calidad y seguridad de servicio relativas a cada perfil.

La Dirección de Tecnología de la Información de Cesde, es la única dependencia facultada dentro de la Institución, para autorizar el uso de aplicaciones de comunicaciones oficiales de telefonía y correo electrónico, definidos por la Dirección de Tecnologías de la Información. Todos los canales se encuentran parametrizados para realizar el debido manejo del tratamiento de datos personales y trazabilidad requerida con relación a las comunicaciones.

La información institucional, socializada, divulgada o publicada a través de los diferentes canales de comunicación que utiliza la Institución, tales como: sitio web, redes sociales, intranet, correo electrónico, uso de formularios web, entre otros, cuentan con monitoreo permanente, orientados a y dar cumplimiento de prácticas seguras de manejo de la información.

Política de privacidad

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

CESDE S.A.S, que en adelante se denominará CESDE, es una sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con NIT 890.913.319-1 y que opera como Institución de Formación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, con licencia de funcionamiento actualizada No. 07197 del 25 de julio de 2013, otorgada por la Secretaría de Educación de Medellín, cuya sede principal se encuentra en la Calle 49 No 41 – 9 en la ciudad de Medellín.

• Contacto Email: [email protected] 

• Página web institucional: www.cesde.edu.co

• Línea telefónica: 574-488-00-22  

• Responsable de atención y trámite de requerimientos: Director de Calidad

Mediante el presente documento, CESDE da a conocer las políticas mediante las cuales realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares de la información indicados en las siguientes cláusulas, previo reconocimiento y aplicación de los antecedentes normativos tales como: Constitución Política: artículo 15, Ley 1098 de 2006, Ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012. Decretos reglamentarios: 1727 de 2009 y 2952 de 2010. Decretos Reglamentarios: 1377 de 2013, 886 de 2014. Y Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional y demás normas que regulen este tema.


Cláusulas


Primera. Aplicación:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de CESDE.

Parágrafo: Cuando esta Política se refiera a CESDE, se entenderá que incluye también las marcas propias de la Institución.

Segunda. Definiciones:

2.1 Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales..

2.2 Aviso de privacidad - Autorización para el tratamiento de datos personales:aceptación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. La autorización deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

2.3 Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

2.4 Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

2.5 Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.7 Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.8 Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos.

2.9 Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.10 Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

2.11 Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de CESDE. Se considerarán titulares las siguientes personas naturales: estudiante matriculado, aspirante a estudiante, egresado, colaborador vinculado a través de contrato laboral o de prestación de servicios, proveedores registrados como persona natural, pensionados, ex colaboradores.

2.12 Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.13 Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.14 Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

2.15 Empresas Aliadas: Son aquellas entidades de carácter público o privado con las cuales CESDE tenga una relación comercial y/o de servicios y que eventualmente requiera compartir información contenida en las bases de datos de CESDE para darle cumplimiento a las finalidades propias de su objeto social y/o de su misión institucional de CESDE. Para estos casos, la transmisión de la (s) bases de datos se harán a través de la formalización de contratos de transmisión y en todos los casos se contará con la autorización previa y expresa del titular de la información.

2.16 Responsable de atención y trámite de requerimientos: CESDE designa como responsable de la atención y trámite de requerimientos al Director de Calidad quien será el encargado de atender y dar trámite a las solicitudes presentadas por los titulares de la información a través del correo [email protected], solicitudes físicas o a través de la página web institucional www.cesde.edu.co

Tercera. Principios que CESDE respeta y aplica para el tratamiento de datos personales de los titulares:

3.1 Legalidad: cada actuación relacionada con el tratamiento de datos personales de los titulares deberá ajustarse a la normatividad vigente sobre la materia.

3.2 Finalidad: el tratamiento de datos personales de los titulares tiene como finalidad respetar y proteger la información de los titulares contenida en las bases de datos de CESDE, así como velar por los derechos de tales titulares en todo lo relacionado con el tratamiento de tales datos.

3.3 Libertad: los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

3.4 Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5 Transparencia: en el tratamiento de datos personales, CESDE garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

3.6 Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de CESDE, será de medio.

3.7 Seguridad: la información sujeta a tratamiento por CESDE, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.8 Confidencialidad: todos los colaboradores y encargados del manejo de la información que en CESDE, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Cuarta. Derechos del titular de la información:

El titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado o a quien el titular hubiere delegado, podrán ejercer los siguientes derechos:

4.1 Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CESDE en su condición de responsable del tratamiento.

4.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a CESDE para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

4.3 Ser informado por CESDE, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante CESDE.

4.5 Las demás que indique la ley vigente.

Quinta. Derechos de los niños y adolescentes en el tratamiento de datos personales:

CESDE respetará los datos personales de niños y adolescentes y le dará el tratamiento indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para lo cual, solicitará autorización al padre/madre, representante o tutor del menor para establecer contacto con éstos y utilizar su información, para los fines legítimos del giro ordinario de las actividades académicas, comerciales y educativas de CESDE, siempre que se respete el interés superior de los menores y se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los mismos.

El padre/madre, representante o tutor del menor de edad, tendrá la posibilidad de solicitar a CESDE la eliminación de la información del menor contenida en la base de datos de CESDE, procedimiento que podrá solicitarlo mediante el envío de un correo electrónico dirigido a [email protected]

Sexta. Deberes de CESDE:

6.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

6.2 Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales, cuando ésta haya sido solicitada mediante el envío de correos electrónicos, entregada en formato físico o por cualquier otro medio que pueda servir de consulta posterior. Cuando la autorización haya sido otorgada por el titular de manera verbal en una conversación telefónica, CESDE debe conservar el registro de la grabación.

6.3 Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

6.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.5 Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.6 Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

6.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

6.8 Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

6.9 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

6.10 Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

6.11 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

6.12 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

6.13 Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

6.14 Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

6.15 Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos.

6.16 Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

6.17 Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

6.18 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.19 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

6.20 Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

6.21 Elaborar un documento denominado “Aviso de Privacidad” “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” en formato físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales y obtener su autorización.

6.22 Ser el responsable del tratamiento de los datos personales de los titulares a través de cualquiera de las áreas que realicen el tratamiento de información de titulares susceptible de ser almacenada en bases de datos de la Institución.

Séptima. Autorización y consentimiento del titular:

CESDE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

7.1 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

7.2 Datos de naturaleza pública.

7.3 Casos de urgencia médica o sanitaria.

7.4 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

7.5 Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CESDE obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, formularios disponibles en su página web, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería de texto, llamadas telefónicas, call me back, redes sociales, o en cualquier otro formato que pueda servir de consulta posterior.

Tratamiento de los Datos Personales Y Finalidad:

CESDE realizará el tratamiento que incluye recolección, almacenamiento, modificación y supresión de los datos personales de los titulares, con la finalidad de facilitar el desarrollo de su operación educativa y comercial, para lo cual hará uso de los datos personales de sus Titulares, entre otras para el envío de información comercial y de servicios a través de los canales de comunicación utilizados por la Institución, tales como: correos electrónicos, aplicaciones de mensajería de texto, llamadas telefónicas, call me back, redes sociales, entre otros, relacionada con:

8.1 Programas académicos.

8.2 Programas de Educación Continua.

8.3 Eventos institucionales (deportivos, culturales, de esparcimiento, etc.)

8.4 Promociones o descuentos relacionados con nuestros servicios educativos.

8.5 Planes de fidelización.

8.6 Oportunidades de empleo.

8.7 Establecer contacto con exalumnos y egresados.

8.8 Encuestas.

8.9 Noticias sobre la institución.

Entre otros,

CESDE también garantiza la protección de los datos personales de contenido académico, los cuales incluyen la recolección y uso de los datos de los estudiantes matriculados en CESDE cuando quiera que éstos vayan a ser utilizados para el cumplimiento de fines estrictamente académicos y formativos y que correspondan al envío de información, entre otros, como notas académicas, control de asistencia, cancelación de clases, actividades de bienestar, novedades en el proceso formativo y en general, toda información que de una u otra forma, CESDE deba darle a conocer al estudiante matriculado en cumplimiento de sus reglamentos académicos y políticas institucionales.

Novena. Datos sensibles:

CESDE podrá hacer uso de tales datos cuando:

9.1 El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

9.2 El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

9.3 El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

9.4 El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

9.5 El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares

Para el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular.

En el evento de ser necesario, CESDE dispondrá de un formato especial para solicitar a sus colaboradores, autorización para el tratamiento de datos sensibles informándole al titular que no está se encuentra obligado a dar esta autorización, caso en el cual, su aceptación o rechazo quedará registrada.

Décima. Procedimiento para consultas y reclamos:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requerimiento ante el encargado del tratamiento de datos en CESDE.

10.1 Consultas: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información del Titular que repose en la base de datos de CESDE quien deberá suministrar a éstos, la información solicitada. La consulta deberá ser formulada enviando un correo electrónico a [email protected] o mediante documento escrito radicado en la Recepción de CESDE. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2 Reclamos: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de CESDE debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o de sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo dirigido al Director de Calidad de CESDE el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

10.2.1 Formular el reclamo mediante solicitud dirigida al Responsable de Atención y Trámite de Requerimientos a través del Director de Calidad de CESDE, indicando la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

10.2.2 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

10.2.3 En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

10.2.4 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

10.2.5 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Décima Primera. Garantía de seguridad en la información:

CESDE garantiza a los titulares el tratamiento responsable de sus datos personales, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para lo cual, cuenta con una plataforma tecnológica que facilita la operación de recolección y uso de los datos de los titulares, plataforma manejada por personal capacitado y entrenado que permanentemente está siendo actualizada. Los responsables de brindar la garantía de seguridad de las bases de datos en CESDE, tienen entre otras, las siguientes funciones:

11.1 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.2 Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

11.3 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

11.4 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.